Semelhante a ter um assistente para ajudar você no gerenciamento das correspondências recebidas, outra pessoa, conhecida como um delegado, pode receber e responder mensagens de e-mail e solicitações de reunião em seu nome. Você também pode conceder ao representante permissões adicionais para ler, criar ou alterar itens em sua caixa de correio do Microsoft Exchange Server.

O Acesso de Representante vai além de simplesmente compartilhar o acesso às suas pastas. Os representantes recebem permissões adicionais, como as de criar mensagens de e-mail ou de responder solicitações de reunião em seu nome. Consulte Gerenciar itens de e-mail e de calendário de outra pessoa para saber como os representantes podem executar essas tarefas.

Na qualidade da pessoa que está concedendo a permissão, você determina o nível de acesso que o representante terá a suas pastas. É possível conceder a ele permissão para ler itens de pastas ou ler, criar, alterar e excluir itens. Por padrão, quando você adiciona um representante, ele tem acesso completo às suas pastas Calendário e Tarefas. O representante também pode responder solicitações de reunião em seu nome.

Quais são os níveis de permissão do representante?

• Revisor    Com essa permissão, o representante pode ler itens em suas pastas.
• Autor     Com essa permissão, o representante pode ler e criar itens, além de alterar e excluir itens criados por ele. Por exemplo, um representante pode criar solicitações de tarefa e de reunião diretamente nas suas pastas Tarefa ou Calendário e, em seguida, enviar o item em seu nome.
• Editor     Com essa permissão, o representante pode fazer tudo o que um Autor tem permissão para fazer e, além disso, pode alterar e excluir os itens que você criou.

Um representante recebe automaticamente permissões Enviar em Nome de. Por padrão, o representante pode ler apenas as suas solicitações e respostas de reunião. O representante não recebe permissão para ler outras mensagens da sua Caixa de Entrada.

No seu Outlook:

• Clique na guia Arquivo:

• Clique em Configurações de Conta e clique em Acesso de Representante:

• Clique em Adicionar:

Se Adicionar não for exibido, talvez não exista uma conexão ativa entre o Outlook e o Exchange. A barra de status do Outlook exibe o status da conexão.

• Digite o nome da pessoa que você deseja designar como seu representante, ou procure e clique no nome na lista de resultados da pesquisa:

Observação: O representante deve ser uma pessoa presente na GAL (Lista de Endereços Global) do Exchange em sua organização.

• Clique em Adicionar e em OK.
• Na caixa de diálogo Permissões de representante, aceite as configurações de permissão padrão ou selecione níveis de acesso personalizado para pastas do Exchange:

Se um representante precisar de permissão somente para trabalhar com solicitações e respostas de reunião, as configurações de permissão padrão, como Representante recebe cópias de mensagens de reuniões enviadas para mim, serão suficientes. Você pode deixar a configuração de permissão da Caixa de Entrada como Nenhuma. As solicitações e respostas de reunião irão diretamente para a Caixa de Entrada do representante.

Para enviar uma mensagem informando o representante sobre a alteração nas permissões, marque a caixa de seleção Enviar mensagem para representante resumindo estas permissões.

Importante: Essa configuração afeta todas as pastas do Exchange. Isso inclui todas as pastas de Email, Contatos, Calendário, Tarefas, Anotações e Diário. Não é possível conceder acesso a itens particulares apenas em pastas especificadas.

Se desejar, marque a caixa de seleção Representante pode ver meu itens particulares.

Fim!